Politique de confidentialité

Cette politique s'applique aux sites web exploités par Vooban inc. incluant notamment vooban.com et morphe.vooban.com.

Vooban est une entreprise constituée en vertu des lois du Québec, dont le siège social est situé au 510-1015 avenue Wilfrid-Pelletier, Québec, QC, G1W 0C4.

Nous traitons vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, communément appelée « Loi 25 »), au Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679, « RGPD ») lorsque applicable, et à toute autre loi pertinente.

 
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Vooban a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :

·       Samuel Bonneau, CISO chez Vooban

·       Courriel : Samuel.bonneau@vooban.com

·       Téléphone :418-800-0027 #501

·       Adresse postale : 510-1015 avenue Wilfrid-Pelletier, Québec, QC, G1W 0C4.

Pour toute question relative à cette politique, à l'exercice de vos droits ou à nos pratiques de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec cette personne.

Pour les visiteurs situés dans l'Union européenne, ce responsable agit également comme point de contact principal pour les questions relatives au RGPD.

2. Champ d'application
Cette politique couvre :

·       Le site corporatif vooban.com et tous ses sous-domaines (blogue, études de cas, pages campagnes, etc.)

·       La plateforme Morphe by Vooban accessible à morphe.vooban.com

·       Les communications marketing, infolettres et événements organisés par Vooban

·       Toute interaction avec nos formulaires, démos, webinaires ou outils en ligne

Certains services peuvent avoir des annexes spécifiques (voir section 17 pour Morphe).

3. Renseignements personnels que nous collectons
Nous collectons les catégories de renseignements suivantes :

3.1 Renseignements que vous nous fournissez
·       Identification : nom, prénom, titre professionnel, employeur, industrie

·       Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale

·       Contenu de communications : messages envoyés via formulaires, courriels, demandes de démo

·       Inscriptions : webinaires, infolettres, événements, téléchargements de contenu

·       Compte Morphe : identifiants de connexion, profil utilisateur, paramètres

3.2 Renseignements collectés automatiquement
·       Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, identifiants d'appareil, langue

·       Données de navigation : pages consultées, durée de visite, source référente, parcours sur le site, date et heure

·       Témoins (cookies) et technologies similaires : voir section 11

3.3 Renseignements obtenus de tiers
Nous pouvons recevoir des renseignements de :

·       Fournisseurs d'enrichissement de données B2B (ex. : Apollo) à des fins de qualification commerciale

·       Plateformes publicitaires (LinkedIn, Google, Meta) à des fins de mesure

·       Partenaires d'événements ou organisateurs lorsque vous vous inscrivez à un événement conjoint

3.4 Renseignements sensibles
Nous ne collectons pas volontairement de renseignements sensibles (origine ethnique, opinions politiques, données de santé, etc.). Si vous nous transmettez de tels renseignements via un formulaire libre, ils seront traités avec une attention particulière et supprimés dès que possible.

3.5 Renseignements concernant les mineurs
Nos Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements concernant des mineurs. Si vous avez moins de 18 ans, vous devez obtenir le consentement d'un parent ou tuteur avant de nous fournir des renseignements.

4. Finalités et bases légales du traitement

Nous traitons vos renseignements personnels pour les finalités suivantes. Pour chacune, nous précisons les données concernées et la base légale applicable au sens du RGPD.

Répondre à vos demandes (formulaires de contact, demandes de démo, questions commerciales). Nous traitons à cette fin vos données d'identification, vos coordonnées et le contenu de votre message. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande ou intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous sollicitent.

Fournir et opérer la plateforme Morphe. Nous traitons à cette fin les données de votre compte, le contenu que vous générez dans la plateforme et les données techniques nécessaires au fonctionnement du service. Base légale : exécution du contrat de services qui nous lie au Client ou à vous-même.

Envoyer notre infolettre et nos communications marketing. Nous traitons à cette fin vos coordonnées et vos centres d'intérêt. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment via le lien de désabonnement présent dans chaque envoi.

Personnaliser nos communications et notre site web. Nous traitons à cette fin vos données de navigation et vos centres d'intérêt. Base légale : notre intérêt légitime à offrir une expérience pertinente et, pour les témoins non essentiels, votre consentement.

Mesurer la performance de nos campagnes marketing. Nous traitons à cette fin vos données de navigation et les événements d'interaction. Base légale : votre consentement, recueilli via la bannière de gestion des témoins analytiques et marketing.

Assurer la sécurité, prévenir la fraude et maintenir nos Services. Nous traitons à cette fin les données techniques et les journaux d'accès. Base légale : notre intérêt légitime à protéger nos systèmes, nos utilisateurs et nos données.

Respecter nos obligations légales et comptables. Nous traitons à cette fin les données nécessaires selon la nature de l'obligation (factures, contrats, registres, etc.). Base légale : obligation légale à laquelle Vooban est soumise.

Faire valoir, exercer ou défendre nos droits. Nous traitons à cette fin les données pertinentes selon le contexte (correspondances, contrats, journaux, etc.). Base légale : notre intérêt légitime à protéger nos droits, notamment dans le cadre de procédures précontentieuses ou judiciaires.

Analyser et améliorer nos Services. Nous traitons à cette fin des données agrégées ou pseudonymisées ainsi que des données de navigation. Base légale : notre intérêt légitime à faire évoluer la qualité de nos produits et services.

Au Québec, le traitement de vos renseignements personnels repose, selon le cas, sur votre consentement, sur la nécessité d'exécuter un contrat avec vous, sur le respect d'une obligation légale, ou sur l'intérêt légitime de Vooban lorsque cet intérêt ne porte pas atteinte à vos droits.

5. Décisions automatisées et utilisation de l'intelligence artificielle
Conformément à l'article 12.1 de la Loi 25 et à l'article 22 du RGPD :

·       Site Vooban (vooban.com) : nous n'utilisons pas de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou similaires à votre égard. Nous pouvons utiliser des outils d'analyse pour segmenter nos audiences à des fins marketing, sans incidence significative sur vous.

Vous avez le droit d'obtenir des informations sur les renseignements utilisés pour rendre une décision, les principaux facteurs ayant mené à cette décision, et de faire corriger les renseignements utilisés. Vous pouvez également demander une intervention humaine.

6. Communication à des tiers et sous-traitants
Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à :

6.1 Nos fournisseurs et sous-traitants
Nous recourons à des prestataires qui agissent comme sous-traitants, liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes aux articles 18.3 et 17 de la Loi 25 et à l'article 28 du RGPD. Les principales catégories :

·       Hébergement et infrastructure : Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (juridictions : Canada, États-Unis, Union européenne selon le service)

·       CRM et automatisation marketing : HubSpot (États-Unis)

·       Analytique web : Google Analytics 4 (États-Unis)

·       Publicité : Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads (États-Unis)

·       Communication : Slack, Microsoft 365, Gmail (États-Unis)

·       Visioconférence et webinaires : Zoom, Teams, Google Meet (États-Unis)

·       Modèles d'IA (Morphe) : Anthropic, OpenAI (États-Unis), et autres fournisseurs listés dans l'Annexe Morphe

La liste complète et à jour de nos sous-traitants est disponible sur demande à confidentialite@vooban.com.

6.2 Communications légalement requises
·       Lorsque la loi nous oblige à communiquer des renseignements

·       Dans le cadre d'une procédure judiciaire en cours ou imminente

·       Pour faire valoir nos droits, prévenir la fraude ou protéger la sécurité de nos Services

·       À toute autorité publique compétente (Commission d'accès à l'information, autorités policières, etc.) sur demande légitime

6.3 Transactions corporatives
En cas de fusion, acquisition, vente d'actifs ou réorganisation, vos renseignements peuvent être transférés au successeur. Vous en serez informé.

6.4 Avec votre consentement
Dans tout autre cas, nous obtenons votre consentement préalable.

7. Transferts de renseignements hors du Québec et hors de l'Union européenne
Certains de nos sous-traitants sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne.

7.1 Évaluation des facteurs (Loi 25 art. 17)
Avant tout transfert hors du Québec, Vooban procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte de :

·       La sensibilité des renseignements

·       La finalité de leur utilisation

·       Les mesures de protection contractuelles et techniques

·       Le régime juridique applicable dans la juridiction de destination

Les transferts ne sont effectués que si cette évaluation démontre une protection adéquate. Une description sommaire de ces évaluations est disponible sur demande.

7.2 Garanties RGPD
Pour les visiteurs de l'Union européenne, les transferts hors EEE reposent sur l'un des mécanismes suivants :

·       Décisions d'adéquation de la Commission européenne (notamment Data Privacy Framework UE-États-Unis lorsque applicable)

·       Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne

·       Mesures supplémentaires techniques et organisationnelles lorsque requises

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous écrivant à confidentialite@vooban.com.

8. Durées de conservation
Cette Section détaille nos politiques de conservation des données et nos procédures, conçues pour nous aider à nous conformer à nos obligations légales concernant la conservation et la suppression d’informations personnelles.
Les informations personnelles que nous traitons à quelque fin que ce soit ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire à cette fin ou à ces fins.
Nonobstant les autres dispositions de cette Section, nous conserverons des documents (y compris des documents électroniques) contenant des données personnelles:
Dans la mesure où nous sommes tenus de le faire par la loi ;
Si nous pensons que les documents peuvent être pertinents pour toute procédure judiciaire en cours ou potentielle ; et
Pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux (y compris fournir des informations à d’autres à des fins de prévention des fraudes et de réduction des risques de crédit).
9. Vos droits
Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous bénéficiez des droits suivants :

·       Droit d'accès : obtenir confirmation que nous traitons vos renseignements et en obtenir copie

·       Droit de rectification : corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques

·       Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : demander la suppression de vos renseignements

·       Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (Loi 25 art. 27, RGPD art. 20)

·       Droit à la limitation du traitement (RGPD)

·       Droit d'opposition : vous opposer au traitement, notamment à des fins de marketing direct

·       Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur

·       Droit à la cessation de diffusion et à la désindexation (Loi 25)

·       Droit relatif aux décisions automatisées : obtenir des informations, demander une intervention humaine, contester la décision

·       Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente (voir section 16)

9.1 Comment exercer vos droits
Adressez votre demande à confidentialite@vooban.com en précisant :

·       Votre identité (nous pouvons demander une preuve raisonnable d'identité)

·       La nature de votre demande

·       Les renseignements concernés si possible

Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours (Loi 25) ou un mois (RGPD), avec possibilité de prolongation motivée. Notre service est gratuit, sauf demande manifestement infondée, excessive ou répétitive.

10. Incidents de confidentialité
Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la Loi 25 et aux articles 33 et 34 du RGPD :

·       Nous maintenons un registre des incidents de confidentialité

·       En cas d'incident présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous notifions sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec, l'autorité de contrôle européenne compétente lorsqu'applicable, et les personnes concernées

·       Nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter qu'un incident similaire ne se reproduise

11. Témoins (cookies) et technologies similaires
11.1 Qu'est-ce qu'un témoin
Un témoin est un petit fichier déposé sur votre appareil par un site web. Il permet de mémoriser des préférences, mesurer l'audience ou afficher de la publicité ciblée. Nous utilisons aussi des technologies similaires : pixels, balises web, stockage local.

11.2 Catégories de témoins utilisés
Catégorie
Finalité
Consentement requis
Strictement nécessaires
Fonctionnement du site, sécurité, équilibrage de charge
Non
Préférences
Mémoriser vos choix (langue, région)
Oui
Analytiques
Mesurer l'audience (Google Analytics, etc.)
Oui
Marketing et publicité ciblée
Google Ads, LinkedIn Insight Tag, Meta Pixel, retargeting
Oui
La liste détaillée des témoins déposés est accessible via le Centre de préférences cookies disponible en bas de chaque page.

11.3 Gestion de votre consentement
Lors de votre première visite, une bannière vous permet d'accepter, refuser ou paramétrer les témoins non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences en tout temps via le lien « Préférences cookies » dans le pied de page.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins. Notez que cela peut affecter le fonctionnement du site.

Liens utiles pour les principaux navigateurs :

·       Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647

·       Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/protection-renforcee-contre-pistage-firefox-ordinateur

·       Safari : https://support.apple.com/fr-ca/guide/safari/sfri11471/mac

·       Edge : https://support.microsoft.com/fr-fr/microsoft-edge

12. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération et la destruction, notamment :

·       Chiffrement en transit (TLS) et au repos lorsque pertinent

·       Contrôles d'accès basés sur le principe du moindre privilège

·       Authentification multifacteur pour les accès sensibles

·       Journalisation et surveillance des accès

·       Formation régulière du personnel sur la protection des renseignements

·       Audits de sécurité et évaluations périodiques

·       Plan de réponse aux incidents

Aucune mesure n'est infaillible. Vous reconnaissez que la transmission de renseignements par Internet comporte un risque résiduel.

13. Liens vers des sites tiers
Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites web ou services tiers. Cette politique ne s'applique pas à ces sites. Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques.

14. Modifications de la politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements à nos pratiques, à nos Services ou aux exigences légales. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié (avis sur le site, courriel) avant l'entrée en vigueur. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à une nouvelle finalité non prévue lors de la collecte, nous obtiendrons votre consentement lorsque la loi l'exige.

15. Comment nous joindre
Pour toute question, demande ou plainte :

Vooban inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels
510-1015 av. Wilfrid-Pelletier
Québec, Canada
Courriel : confidentialite@vooban.com
Téléphone : 844-800-0027

16. Autorités de contrôle
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de :

17. Annexe : Morphe by Vooban
Cette annexe complète la politique pour les utilisateurs de la plateforme Morphe (morphe.vooban.com). En cas de divergence avec la politique principale concernant la plateforme Morphe, cette annexe prévaut.

17.1 Nature de Morphe
Morphe est une plateforme de capture et de gestion des connaissances par intelligence artificielle, destinée à un usage professionnel par des organisations et leurs utilisateurs autorisés.

17.2 Rôles et responsabilités
·       Pour le contenu déposé par les clients dans la plateforme : Vooban agit comme prestataire de services (Loi 25) ou sous-traitant (RGPD art. 28) du client (l'organisation utilisatrice). Le client est le responsable du traitement et détermine les finalités. Les modalités sont régies par le contrat de services et l'addendum sur le traitement des données (DPA) entre Vooban et le client.

·       Pour les données de compte des utilisateurs individuels et la navigation sur morphe.vooban.com : Vooban agit comme responsable du traitement, conformément à la présente politique.

17.3 Utilisation de modèles d'IA
Le traitement du contenu par Morphe peut impliquer :

·       Des modèles de langage hébergés par Vooban ou par des fournisseurs tiers (notamment Anthropic, OpenAI, et autres fournisseurs précisés au contrat client)

·       Des opérations de vectorisation (embeddings), d'indexation et de recherche sémantique

·       Des opérations de synthèse, classification et extraction automatisées

Entraînement des modèles : Vooban et ses sous-traitants d'IA n'utilisent pas le contenu des clients pour entraîner des modèles d'IA généraux. Les ententes contractuelles avec nos fournisseurs d'IA prévoient explicitement cette restriction. Toute exception serait soumise au consentement explicite du client.

17.4 Résidence et transferts de données
Les données de production de la plateforme sont hébergées par défaut [au Canada / aux États-Unis / dans l'UE selon votre configuration réelle]. Certaines opérations d'inférence IA peuvent impliquer des transferts vers les États-Unis et d'autres juridictions selon les fournisseurs sélectionnés. Les garanties applicables sont décrites en section 7.

17.5 Conservation et suppression du contenu Morphe
·       Le contenu déposé dans Morphe est conservé pendant la durée du contrat avec le client

·       À la résiliation, le contenu est supprimé dans un délai de 90 jours, sauf demande contraire du client

·       Les utilisateurs individuels peuvent demander la suppression de leur compte; la suppression du contenu personnel relève des paramètres définis par le client responsable

·       Les sauvegardes sont conservées pour une durée maximale de 35 jours puis supprimées par cycle de rotation

17.6 Sécurité spécifique à Morphe
En complément des mesures décrites en section 12 :

·       Isolation logique des données entre clients (multi-locataire)

·       Chiffrement au repos avec clés gérées par Vooban (option clés gérées par le client disponible selon le plan)

·       Audits de sécurité périodiques

17.7 Droits des utilisateurs de Morphe
Les demandes d'exercice de droits relatives au contenu déposé dans la plateforme par une organisation cliente doivent être adressées à cette organisation. Vooban appuiera le client conformément à ses obligations contractuelles.

Les demandes relatives au compte utilisateur Morphe en tant que tel (paramètres, profil) peuvent être adressées directement à confidentialite@vooban.com.